Κατερίνα Αναγνωσταρά: Συμβάλλουμε στην ανάπτυξη του “paperless trade” σε διεθνές επίπεδο.

Με παρουσία στα κυριότερα εμπορικά κέντρα ανά τον κόσμο, με καινοτόμες λύσεις απόλυτα συμβατές και νομικά αποδεκτές, η essDOCS αποτελεί τον κύριο πάροχο εφαρμογών στη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων.

 

Η κα Κατερίνα Αναγνωσταρά VP Global Rollouts της εταιρείας, μιλά στο maritimes.gr για τα οφέλη αλλά και τον τρόπο με τον οποίο έχουν σχεδιαστεί οι λύσεις της essDOCS.

Πότε ιδρύθηκε η essdocs και ποιες οι βασικές της δραστηριότητες;

 

H essDOCS ιδρύθηκε το 2005 έχοντας ως στόχο να αποτελέσει τον κύριο πάροχο εφαρμογών οι οποίες θα επιτρέπουν στους εταιρικούς χρήστες (π.χ. εξαγωγείς, εισαγωγείς, τράπεζες, ναυτιλιακές εταιρείες, κτλ) να αντικαταστήσουν τα έγχαρτα έγγραφα που απαιτούνται για τη μεταφορά φορτίων μέσω θαλάσσης (π.χ. φορτωτική) και/ή που χρειάζεται να παρουσιαστούν στις Τράπεζες εφόσον η αγοραπωλησία έχει γίνει με Ενέγγυα Πίστωση (π.χ. τιμολόγιο, πιστοποιητικά, κτλ), με ηλεκτρονικά ισοδύναμα. Η εταιρεία μας παρέχει μια σειρά λύσεων που καλύπτουν όλο το φάσμα των αγορών π.χ. μεταφορά ξηρού και υγρού φορτίου, τραπεζική, έκδοση και ανταλλαγή πιστοποιητών βάσει κανονισμών (π.χ. Safety Datasheet) κτλ. οι οποίες εξυπηρετούνται μέσω της βασικής πλατφόρμας μας που ονομάζεται CargoDocs.

 

Απευθύνεστε κυρίως στην ναυτιλιακή βιομηχανία ή και σε άλλες βιομηχανίες;

 

H essDOCS απευθύνεται κατά κύριο λόγο στην ναυτιλιακή βιομηχανία και στην τραπεζική αλλά και εν γένει σε οποιονδήποτε κλάδο βασίζεται και διαχειρίζεται όγκο εγγράφων σε έγχαρτη μορφή. Στόχος μας είναι, όπου μπορούμε, να συμβάλλουμε στην ανάπτυξη αυτού που ονομάζεται “paperless trade”.

 

Στην ελληνική ή και στη διεθνή αγορά;

 

Η essDOCS είναι μια διεθνής εταιρεία με παρουσία στο Λονδίνο, στην Αθήνα, στην Μάλτα, στην Σιγκαπούρη, στην Ταϊβάν και στο New Jersey, της οποίας η πελατειακή βάση ανέρχεται αυτή τη στιγμή σε άνω των 2,200 εταιρικών χρηστών και αποτελείται από διεθνής κολοσσούς όπως οι: ExxonMobil, BP, Shell, BHP Billiton, Vale, Cargill, Bunge, Trafigura, κτλ και από Τράπεζες όπως οι: Mizuho, Unicredit, ABN Amro, Credit Suisse κ.α. καθώς και τους συνεργάτες αυτών είτε πρόκειται για ναυτιλιακές εταιρείες, ship agents, freight forwarders, κτλ. Μέχρι σήμερα έχει γίνει χρήση ή έχει ελεχθεί η χρήση της εφαρμογής σε 65 χώρες.

 

Πόσο εύκολη είναι η εγκατάσταση και η χρήση των λύσεων σας;

 

Η εφαρμογή μας είναι web-based (όπως π.χ. η ηλεκτρονική τραπεζική) και επομένως δεν απαιτείται καμία απολύτως εγκατάσταση από την πλευρά των πελατών μας. Ο τρόπος με τον οποίο έχουν σχεδιαστεί οι λύσεις μας είναι τέτοιος που να αντικατοπτρίζει τις διαδικασίες που ακολουθούνται σήμερα όσον αφορά τη δημιουργία, υπογραφή και διαχείριση των εγγράφων, γεγονός που αυτομάτως καθιστά την χρήση περισσότερο προσιτή στον τελικό χρήστη.

 

Επιπροσθέτως υπάρχει ειδική ομάδα στην εταιρεία μας που αναλαμβάνει την εκπαίδευση των χρηστών είτε μέσω εργαλείων eLearning είτε προσωπικά, ούτως ώστε να είναι πλήρως προετοιμασμένοι, καθώς και υπηρεσία τεχνικής υποστήριξης 24/7/365.

 

Συγκεκριμένα για τη ναυτιλιακή εταιρεία, ποιά τα οφέλη;

 

Τα οφέλη που απορρέουν από την χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων (π.χ. φορτωτικής, πιστοποιητικών, κτλ) για τις ναυτιλιακές εταιρείες είναι πολλά.

 

Ξεκινάμε καταρχήν από το γεγονός ότι οι πλοιοκτήτες είναι πλήρως καλυμμένοι όταν εκδίδουν ηλεκτρονικές φορτωτικές μέσω της εφαρμογής της essDOCS, καθώς οι λύσεις μας και το νομικό πλαίσιο που τις ορίζουν (DSUA v2013.1) είναι πλήρως αναγνωρισμένα από το International Group των P&I Clubs.

 

Οι ναυτιλιακές εταιρείες έχουν την δυνατότητα κυρίως λόγω του μειωμένου χρόνου που απαιτείται για την ηλεκτρονική μεταφορά των φορτωτικών από τοv έναν δικαιούχο στον άλλον, να προχωρούν στην εκφόρτωση των φορτίων όχι με την λήψη LOI (Letter of Indemnity) αλλά με την προσκόμιση των γνήσιων (original) φορτωτικών, γεγονός που εξασφαλίζει την διατήρηση της κάλυψης τους καθ’όλη τη διάρκεια από το P&I Club.

 

Οι οποιεσδήποτε αλλαγές σε φορτωτικές που έχουν εκδοθεί γίνονται επίσης ηλεκτρονικά, όπου μετά την επισκόπηση τους από την ναυτιλιακή εταιρεία και την αποδοχή τους, νέες γνήσιες (original) φορτωτικές εκδίδονται ενώ οι παλαιότερες ακυρώνονται (voided) αυτόματα.

 

Οι ναυτιλιακές εταιρείες μπορούν να παρακολουθούν μέσω της εφαρμογής σε ποιό στάδιο βρίσκεται η δημιουργία των φορτωτικών εγγράφων (π.χ. επισκόπηση προσχεδίων, υπογραφή από τον Καπετάνιο ή εξουσιοδοτημένο Ατζέντη, αποστολή γνήσιων (original) ηλεκτρονικών φορτικών, κτλ.) για όλο το στόλο τους, καθώς και να βρουν αποθηκευμένα (για 12 χρόνια) στον ηλεκτρονικό τους φάκελο το σύνολο των εγγράφων προηγούμενων ταξιδιών.

 

Τέλος, με την χρήση μιας ασφαλούς εφαρμογής με ελεγμένη πρόσβαση μειώνεται σημαντικά ο κίνδυνος απάτης.

 

Οι λύσεις της essdocs, μπορούν να συνδυαστούν, να συνδιαχειριστούν εάν η ναυτιλιακή εταιρεία χρησιμοποιεί ήδη λογισμικά;

 

Φυσικά και οι λύσεις της essDOCS θα μπορούσαν εν δυνάμει να συνδυαστούν με τα λογισμικά που χρησιμοποιεί μια ναυτιλιακή εταιρεία. Μέχρι σήμερα η εταιρεία μας συνεργάζεται με διάφορους παρόχους όπως η SWIFT, Globalshare, eLCY, κτλ σε διάφορους τομείς ή έχει δημιουργήσει interface με τα λογισμικά συστήματα με θαλάσσιους τερματικούς σταθμούς (Terminals) στην Αγγλία και την Σουηδία για την διευκόλυνση της διαχείρισης και βελτίωση των διαδικασιών των πελατών μας.